問い合わせメールの返信に生成AIを使うなら、AIには文面の下書きだけを任せ、募集状況や条件の確認、個人情報の扱い、送信の判断は人が行います。使い始める前に決めること、返信の手順、指示文の例、送信前の確認表を整理します。
反響への初回返信は、受付時間の内と外で目安を分けて社内で決め、実際の返信時間を記録して毎月見直すのが現実的です。目安の決め方、計算式、初回返信の中身、夜間・休日の体制、電話とメールで守る法令を順に整理します。
パイプライン管理は、段階を顧客の行動で確かめられる事実で定義し、件数・転換率・滞留日数を週ごとに見る仕組みです。段階の例、管理表の列、仮の数字での分析、個人情報保護法の利用目的と宅建業法上の追客の注意を説明します。
不動産営業のKPIは、反響→内見→申込→契約の段階ごとの件数と転換率に分け、売上目標から逆算して設計します。段階の定義、転換率の式、仮の数字による逆算例、指標の絞り方と、宅建業法47条の2・労働基準法にもとづく運用上の注意を説明します。
内見・申込・追客の情報が別々の場所にあると、連絡の重複や漏れに加え、契約が成立するまでに行う重要事項説明の準備が遅れ、個人情報の所在も分からなくなります。起きることを整理し、お客様1人につき1つの記録にまとめる手順を説明します。
主担当（しゅたんとう）は仕事を中心になって進め結果に責任を持つ人、副担当（ふくたんとう）は主担当を補い不在時に代わる人です。読み方・言い換え例・使い分けと、宅地建物取引士が必要な仕事を踏まえた不動産会社での役割分担の決め方を説明します。
顧客管理を名簿で終わらせないためには、お客様ごとに次の行動・期限・担当を入れ、やり取りを日付つきの履歴で残す運用にすることが大切です。決めておく項目、状態の定義、履歴の書き方、個人情報保護法22条・23条に沿った整え方を説明します。
追客漏れの多くは、担当者のやる気ではなく「次に何をいつするか」が決まっていないことから起きます。よくある7つのパターンと防ぎ方、次回対応日と引き継ぎのルール、週次の確認方法、追客で守る法令を整理します。