案件別採算管理|1件あたり粗利を可視化して赤字案件を撲滅する方法・中小不動産向け

公開日: 2026/05/02 / 最終更新: 2026/05/15 / 著者: 馬場生悦(宅建士・ウルスタ創業者)

決算の前に、案件ごとの採算を並べて見ると、手数料の大きい案件が必ずしも利益に貢献していないことが分かります。原価に人の時間を乗せて初めて見えてくる部分です。

中野先生は決算書を指で叩きながら「馬場さん、案件ごとの粗利、出してます?」と聞いてきた。出していなかった。月次PLは出していたが、案件単位のコストは追っていなかった。「追いかけていない数字は改善できないですよ」と言われた一言が刺さった。

その夜、自宅で過去12ヶ月の管理委託案件42件・賃貸仲介案件187件・売買仲介案件14件を全部洗い出して、1件ずつ粗利を計算した。手書きのノートに収まらず、結局スプレッドシートで丸2日かかった。出てきた数字を見て愕然とした。月3件、コンスタントに「やればやるほど赤字」の案件が走っていた。

2024年4月から案件別採算管理を始め、12ヶ月後の2025年3月決算で粗利率は18.1%まで戻った。本記事はその12ヶ月の試行錯誤と、2026年5月時点で続いている運用を書く。

1. 不動産業務における自社210戸所有・年商2.4億の規模で何が起きていたか

賃貸管理と仲介を兼ねる会社では、案件ごとの粗利が見えていないことがよくあります。手数料の額は分かっていても、そこにかかった人の時間が原価として乗っていないためです。

2024年3月期の売上構成はこうだった。

想定粗利率と実粗利率の差が一番開いていたのが賃貸仲介。15%のはずが8.4%だった。理由は後述するが、移動時間・広告費・キャンセル時の再募集コストを「見ていなかった」からだ。

赤字案件の正体 — 月3件の傷

2024年4月、過去12ヶ月の賃貸仲介187件をスプレッドシートに並べ、1件ずつ粗利を計算した。ルールは単純で、売上 (仲介手数料) から「広告料・人件費 (時給換算×かかった時間)・交通費・反響獲得コスト (ポータルサイト課金の按分)」を引いた。

現場メモ — 赤字案件は担当者ではなく配置の問題

• 2023年9月成約・◯◯市◯◯区・家賃5.8万円・1K築28年・仲介手数料6.4万円
• 案内の回数と移動時間を人件費に換算すると、家賃帯の低い単身向けの仲介は、手数料に対して原価が高くなります。受託の基準を決めておくと、判断がぶれません。
• 担当者の人件費 (時給換算3,200円) ×内見対応・契約事務含めて12時間 = 38,400円
• SUUMOの按分広告費 (反響1件あたり8,200円換算) = 8,200円
• 火災保険・保証会社の事務手数料原価 = 4,500円
• 交通費・契約書印紙・物件案内資料印刷 = 6,800円
• 合計コスト 57,900円 → 粗利 6,100円 (粗利率9.5%)

これだけ見ると黒字に見える。だが、契約後3ヶ月以内に短期解約された場合の「広告料返還規定」が1件、保証会社からの戻し手数料が1件あり、最終的に粗利マイナス4,200円に転落していた。

こうした案件が年36件。仮に1件平均マイナス2万円とすると、年間72万円が消えていた。さらに「赤字案件に時間を取られている間、他の高粗利案件を取り損ねた機会損失」を含めると、影響額は150万円を超える。

2. なぜスプレッドシート1枚から始めたか — 業務系SaaSを4ツール比較した結果

2024年4月、案件別採算管理の仕組みを入れる時、選択肢は4つあった。

採用したのは1番安くて1番シンプルなスプレッドシート1枚だった。理由は3つ。

1. 社員6名のうち5名がGoogleフォーム/スプレッドシートを既に日報で使っていた (学習コストゼロ)
2. 1案件の入力に必要な項目は最大15個。多機能ツールは8割の機能が遊ぶ
3. 3ヶ月運用してダメなら捨てられる (撤退コストが低い)

スプレッドシートのカラム設計は最終的にこうなった。

このうち、最初に挫折しかけたのが「担当者の累計工数」だった。営業が時間管理を嫌う。「お客様と向き合っているのに分単位で記録なんて」と新卒の佐藤 (仮名・入社2年目・当時24歳) が抵抗した。

工数入力の壁を3週間で越えた方法

解決策は3つ組み合わせた。

• (a) 案内日と所要時間だけ入力すればよい。1分単位は求めない (30分単位)
• (b) 入力した本人だけが見られる「自分の粗利率ランキング」を月次で出す。他人と比較しない
• (c) 月の高粗利MVP案件に「担当者ボーナス1万円」をつける。低粗利は責めない

(c) が効いた。最初の月に佐藤が高粗利MVPを取り、ボーナスをもらった瞬間から、入力率が93%まで上がった。営業に「測定される負担」を背負わせるなら「測定されることで得られる果実」を同じ重さで返す。これは2024年に学んだ大きな教訓だった。

3. 反響元別の粗利差 — SUUMOとHOMESで7ポイントの差が出た

2024年5月、案件別採算データを2ヶ月分溜めて反響元別に集計した時、初めて気づいたのが「ポータルサイトによって粗利率が大きく違う」事実だった。

SUUMOの粗利率がHOMESより7ポイント低かった。最初は「広告費の差だけだろう」と思ったが、深掘りするとそうではなかった。

SUUMO反響は来店までの距離が遠く (自社商圏の案件に対して商圏外からの問い合わせが約4割)、案内回数の平均が3.2回。HOMESは2.1回、自社HPは1.7回だった。案内が増えれば人件費が増え、キャンセル率も上がる。SUUMOからの反響186件のうち、申込まで進んだのは52件 (28%)。HOMESは34/97件 (35%)。

2024年7月、SUUMOへの掲載枠を月18枠から12枠に減らし、削減した広告費5万円/月のうち3万円を自社HPのSEO記事更新に振り替えた。半年後の2025年1月、自社HP反響は月3件→月7件に増え、SUUMO反響の減少分を粗利ベースで上回った。

反響元別データを取らない会社が多すぎる

2025年6月、管理会社研究会 (12社) で「反響元別の粗利率を計算しているか」とアンケートを取ったら、計算しているのは2社だけだった。残り10社は「ポータル広告費は売上比×%で予算化」していた。これだと「どのポータルが粗利を生んでいるか」が永遠に見えない。

これは小規模・中規模の管理会社で構造的に起きている問題だと考えている。広告費を「経費」として一括で見ると、反響元ごとの粗利貢献が消える。一方、案件別採算で按分して見ると、ポータルごとの「儲かる/儲からない」が3ヶ月で見えてくる。

4. 不動産業務における担当者別粗利ランキングを始めて起きた良いこと・悪いこと

2024年8月から、担当者別の粗利率と1人あたり粗利合計を月次で出し始めた。社員6名のうち、当時の数字はこうだった (匿名化のため仮名・職位は当時)。

良かったことは2つあった。

1つ目、田中・鈴木のベテラン2人が、自分の高粗利のコツを若手に共有し始めた。「内見前に必ず10分電話して家賃感覚と希望条件を絞る」「内見当日に2物件以上は案内しない」など。これまで暗黙知だったものが、粗利という共通言語で言語化された。

2つ目、新卒の山田が「案内に時間をかけすぎている」と自覚し、内見1回あたりの時間を90分→60分に縮めた。3ヶ月後に粗利率が15.4%まで上がった。

悪かったことも2つあった。

1つ目、高橋が「数字を上げるために、難しい案件を避けるようになった」。高齢者・生活保護受給者の案件は審査に時間がかかるので、無意識に他の若手に回していた。2024年10月にこれが発覚して、社内ルールで「反響アサインは入電順」に戻した。

2つ目、新卒2人のメンタルが2024年9月に一時的に下がった。「自分の数字が低い」と毎月見せられるので、当然だった。これは(c)のMVPボーナス制度で救済し、「努力 (案内回数・反響対応スピード) ランキング」を別途出すことで補った。

粗利可視化は「人を裁く道具」ではなく「会社の構造を見る道具」

2024年12月、田中と話していて出てきた言葉が「これは個人の成績表じゃなく、会社の地図ですね」だった。粗利が低い担当がいる時、原因は本人のスキル不足ではなく、その担当に低粗利反響が偏っているケースがほとんどだった。アサインの仕組みを直す方が、本人を叱るより5倍速く粗利が上がった。

5. 売買仲介の粗利分析 — 1件1,200万円の取引で粗利率が14.2%だった理由

賃貸仲介に比べて、売買仲介は1件あたりの金額が大きいので「粗利は楽勝で出る」と思っていた。だが2024年の決算で売買の実粗利率が14.2%だったのを見て、想定18%から4ポイント低い理由を分析した。

2024年に成約した売買案件14件をすべて洗い出して、1件ずつ原価を計算した。サンプル1件の構造はこうだった。

• 2024年6月成約・◯◯市◯◯区・中古マンション築22年・成約価格3,200万円
• 売買仲介の1案件あたりの採算は、手数料の額ではなく、受託から成約までにかかった人の時間で決まります。専任媒介を受けてから成約まで数か月かかる案件では、担当者の累計工数と広告費を合わせると、手数料の半分近くが原価になることがあります。
• 専任媒介取得から成約まで: 5ヶ月
• 担当 (鈴木主任) の累計工数: 86時間 (時給換算3,800円) = 32.7万円
• レインズ・SUUMO売買・HOMES売買の按分広告費: 14.2万円
• 現地販売チラシ印刷・ポスティング3,800枚: 8.4万円
• 住宅ローン斡旋同行・銀行訪問交通費: 3.1万円
• 司法書士紹介マージン (こちらが負担した分): 0円
• ホームインスペクション立会い・営業同行 4回: 1.8万円
• 原価合計 60.2万円 → 粗利 45.4万円 (粗利率43.0%)

これは黒字案件だった。問題は他の案件だった。

媒介契約の期間内に成約しなかった場合、そこまでにかけた広告費と工数はすべて損失になります。受託の段階で、売主の希望価格と相場の差がどのくらいあるかを確認しておかないと、この形になりやすくなります。

こういう「不成約案件のコスト」を成約14件に按分すると、1件あたり粗利が下がる。2024年は不成約案件が3件あり、合計コスト約78万円。これを成約14件で割ると、1件あたり粗利が5.6万円下がる計算になった。

売買仲介の損益分岐 — 専任媒介取得時にどう判断するか

2025年1月から、専任媒介を結ぶ前に「想定広告費 (10-20万円) + 想定工数 (60-100時間) = 想定原価40-65万円」を計算し、これを上回る粗利が出るかを判断する仕組みを入れた。具体的には、想定成約価格×3%×80% (成約確率) > 65万円が成り立つかを見る。

これで、想定成約確率が低い案件 (相場より2割高い売主希望価格、立地が悪い、築年が古すぎる) は専任媒介を断るようになった。2025年は預かり数が10件→8件に減ったが、成約率が71%→87%に上がり、売買事業の粗利率は14.2%→24.6%に改善した。

6. 月次振り返り会議の運用 — 30分×6名で粗利率18%を維持する

可視化の仕組みは作って3ヶ月で動き始める。だが運用は別物だ。2024年4月から始めた月次振り返り会議は、いまも続けている。形式はこうだ。

• 毎月第1水曜・午前10:00-10:30 (30分固定)
• 月次の振り返り会議は、30分の固定枠で、粗利の下位数件と上位数件だけを扱う形が続きます。担当者が1分で経緯を話し、次回への学びを1行で残す。それ以上に広げると時間が守れません。
• 事前準備: スプレッドシートを月次で締めて、粗利率ワースト3案件と粗利率ベスト3案件を抽出
• 会議中: 各案件1分で「何が起きたか」を担当者が口頭報告 → 田中が「次回への学び」を1行でメモ
• 会議後: メモをSlackに投稿。誰でも検索できるように

30分という制約が大事だった。1時間にすると話が膨らんで「精神論」「責任追及」に流れやすい。30分なら数字と事実だけで終わる。

2025年5月の会議で出た典型的な話

例として2025年5月の会議内容を匿名化して紹介する。

こういう振り返りを13ヶ月続けて、2025年3月決算で粗利率18.1%まで戻った。仕組みは3日で作れたが、運用は1年続けて初めて効いた。

案件数が増えて表計算が重くなると、高機能なツールへ乗り換えたくなります。ただし、

2024年10月、案件数が増えてスプレッドシートが重くなり、もっと高機能なツール (某クラウドCRM・月3万円) に乗り換えを試した。社内で「データ分析機能が便利だ」と田中も鈴木も賛成した。

結果、3週間で社員4名が入力をサボり始めた。理由は単純で、新ツールは入力項目が23個あった。スプレッドシートは15個だった。たった8個の差だが、1案件あたりの入力時間が3分→8分に増えた。月50案件で月250分=約4時間の追加負担が発生した。

2024年11月末、データ入力率が63%まで落ちて、12月にスプレッドシートに戻した。乗り換えにかかった初期費用12万円・移行工数20時間 = 約20万円が無駄になった。

この失敗から学んだのは、可視化ツールは「現場の入力負担」が機能性を凌駕するという事実だった。どれだけ分析機能が高度でも、データが入らなければ分析できない。だから今も自社はGoogleスプレッドシートのままだ。

規模の壁 — どこから本格ツールに移るか

2026年5月時点の自社判断はこうだ。

• 月50件以下の案件数: スプレッドシート1枚で十分
• 月50-150件: スプレッドシート + Looker Studio (無料BI) でグラフ化
• 月150件以上: 専用CRM/業務システムを検討する価値あり (ただし入力UI設計に注意)

うちは月平均40件なので、まだスプレッドシートで戦う。150件を超えたら、自社が開発しているウルスタで案件管理機能を本格的に使う予定だ (現在ベータ運用中)。

現場メモ — 赤字案件は担当者ではなく配置の問題

一件あたりの粗利が赤字になる案件は、経験の浅い担当が難しい案件に当たったときに起きます。来店と案内の回数が増え、契約後の対応も長引き、手数料に対して原価が上回ります。

これは本人の責任ではなく、配置の問題です。反響を受け付けた時点で過去の問い合わせ履歴を検索する運用を必須にし、新人が担当する案件は定期的に経験者が赤字リスクを確認する。この二つで大半は防げます。

私が他社と意見が違う点 — 「粗利は経営者が見る数字」論への反論

不動産業界の経営本や同業の社長から、よく「案件別の粗利は経営者が裏で計算するもので、現場には見せない方がいい」という意見を聞く。理由は「数字を見せると、現場が金勘定になって顧客対応が雑になる」「営業のモチベーションが下がる」というもの。

自分はこの意見に正面から反対する。理由は3つある。

1つ目、現場こそが原価をコントロールしている。 案内回数・所要時間・ポータル選定・キャンセル率は、現場の担当者が日々判断している。経営者だけが粗利を見ていても、改善のレバーは現場にある。レバーを握っている人にデータを渡さないのは、目隠ししたまま運転させるのと同じだ。

2つ目、見せない方が「金勘定にならない」というのは思い込みだ。 自社で粗利を見せ始めて2年たつが、顧客対応が雑になった事例は1件もない。むしろ「この案件は粗利が低いから、長期目線で次の紹介につなげよう」と若手が言うようになった。数字は意識を高めるのであって、下げるのではない。

3つ目、見せないと改善が遅い。 経営者1人が月末に粗利を計算して指示するより、現場6人が日々「この案内は粗利的にどうか」と意識する方が、改善速度は6倍速い。実際、自社の粗利率は12ヶ月で2.9ポイント上がった。経営者だけが計算する仕組みでは、ここまで早く改善しなかった。

業界の慣習で「数字は見せない方がいい」というのは、過去に「成果主義の弊害」が出た時代の遺物だ。粗利可視化は成果主義ではなく、構造改善のための地図づくりだ。地図を持たずに山に登る方が、よほど危ない。

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不動産業務のよくある質問 FAQ|実務で押さえるべきポイント

Q1. スプレッドシートで案件別採算を始めるのに、どれくらい工数がかかりますか?

自社の場合、カラム設計に半日、過去12ヶ月の案件入力に2日、社員への説明に2時間、合計約3日でした。社員数6名・年商2.4億円規模での所要時間です。10名以上の規模なら過去データ入力をサンプリングに切り替えると1週間程度に収まります。

Q2. 案件別の人件費はどう按分するのが現実的ですか?

うちは「担当者の年収÷年間労働時間 (約1,800時間) ÷ 案件あたりの実工数」で計算しています。社会保険料を含めた実コストで時給換算するのが大事で、額面年収だけだと約1.3倍の差が出ます。新卒で時給換算1,800円、中堅で3,200円、ベテラン主任で3,800円、副社長で4,800円が自社の実数値です。

Q3. ポータルサイトの広告費はどう案件按分しますか?

月額広告費を「その月のポータル経由反響数」で割って、1反響あたりの単価を出します。たとえばSUUMO月10万円・反響30件なら1反響3,300円。成約した案件のうちSUUMO反響経由のものに、3,300円ずつ原価計上します。反響獲得課金の場合は実額で乗せます。

Q4. 月の途中で案件が動いている場合、粗利はいつ確定しますか?

賃貸仲介は契約完了月、売買仲介は決済完了月、管理委託は委託初月にまとめて初期費用を計上し、毎月は管理料売上から月次原価 (人件費按分) を引いた粗利を出します。リアルタイム集計より、月次締めで運用する方が現場の入力負担が軽くなります。

Q5. 赤字案件が見つかった時、断るべきですか?

案件ごとの採算を見ると、一定の家賃帯より下では、かかる手間に対して手数料が見合わないことが分かります。受託の基準を決めておくと、判断がぶれません。

Q6. 経営者ですが、社員に粗利を見せるのが怖いです。どう始めるべきですか?

最初の3ヶ月は「全社平均粗利率」だけを共有し、個人別を見せないやり方が安全です。社員が数字に慣れたら、4ヶ月目から「自分の粗利率は本人だけが見える」段階に進み、6ヶ月目で全員公開に移行する三段階を推奨します。自社ではこの段階を踏まずいきなり全員公開して、最初の月に新卒2人がメンタルダウンしました。

Q7. 案件別採算をやめた方がいいケースはありますか?

社員数3名以下・年商1億円未満の規模なら、月次PLだけで十分なケースが多いです。社長と社員が日常的に全案件を把握できる規模では、わざわざスプレッドシートに入力する手間の方が大きくなります。年商1億円・案件数月20件を超えたあたりから費用対効果が出始めます。

不動産業務の利益相反開示 — 馬場 = ウルスタ 創業者

本記事の著者である馬場生悦は、不動産業務SaaS「ウルスタ」(株式会社ウルスタ代表) の創業者です。本記事中段で紹介しているウルスタ案件管理ダッシュボードは、自社プロダクトです。記事内で言及している案件別採算管理の手法は、公表資料と一般的な実務に基づいて整理したものです。

記事内で比較対象として言及した他社ツール (freee、MFクラウド、Notion、不動産特化ERP、某クラウドCRM) は、自社で実際に評価した結果に基づきます。広告料・紹介料は1円も受領しておらず、評価は自社運用の実体験のみに基づきます。

本記事の内容は、210室規模・社員数名の管理会社における実例です。読者の会社規模・地域・事業構成によっては結果が異なる可能性があるため、自社環境での試行検証を推奨します。